Netzwerkarbeit und Projektmanagement

Projekmanagement

Ratschläge zur Projektarbeit

• Es ist ganz wesentlich sich über den Auftrag zu verständigen
• Projektarbeit ist etwas anderes als Routinearbeit
• Fortlaufendes Projekt = ein Projekt zum Fortlaufen
• Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation
• Ein Projektstrukturplan und ein Aufgaben-/Terminplan mit Phasen ist hilfreich
• In der Netzwerkarbeit braucht jeder eine Aufgabe

Bildquelle: Andreas Cappell. Lizenz: CC BY-NC-SA 2.0

Finanzierungsquellen

• BMBF Newsletter
• Europäischer Sozialfonds
• Innovationsfond durch das Präventionsgesetz
• GKV Bündnis

Lernen wie es andere machen

Kooperationsverbund gesundheitliche Chancengleichheit der BZgA

Definition Projekt

• Projekt ist einmalig
• Projekt hat ein klares Ziel
• Projekt ist zeitlich, finanziell und personell begrenzt
• Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben
• Projektspezifische Organisation

Wenn eines der folgenden Punkte zutrifft ist es kein Projekt

• Routinetätigkeit
• Dauerhaft, wiederkehrende Aufgaben
• Dauerhaft implementierte Arbeitskreise (z.B. runder Tisch)
• Aufgaben, bei denen die Leistung einer einzelnen Person zur Problemlösung ausreicht
• Ergebnis muss zu keinem festgelegten Zeitpunkt vorliegen

Projektmanagement

• Projektmanagement besteht aus Planung, Steuerung, Koordination, Controlling
• Planung
  • in der Regel 1 Jahr Vorarbeit
• Projektmanagement spart in der Regel Kosten und Zeit
• Klare Kontrollmöglichkeiten
• Verbesserung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit
• Konsequente Ausrichtung der vorhandenen Ressourcen
• Förderung der Selbstorganisation, der Selbstkonrolle und der Eingenverantwortlichkeit von Beteiligten

Projektwörter

• Projektauftrag
• Projektdefinition
• Projektplan
• Projektphasenplan
• Projektstrukturplan
• Projektablaufplan

Projektplanung

1. Analyse der Ausgangssituation: Situations- und Kontrextanalyse
2. Projektdefinition: Was soll bis wann erreicht werden?
3. Zweck: Warum ist das Projekt erforderlich?
4. Projektziele: Was soll konkret erreicht werden?
5. Zielerreichung messbar/überprüfbar: Erfolgskriterien, Qualitätskriterien
6. Kosten/Ressourcen: Was soll wer bis wann erreichen?
7. Termin: Anfang und Ende festlegen
8. Zielfoto: Das Projekt ist zu Ende - was sehen sie?

Projektziele

• S.M.A.R.T
  • Spezifisch
  • Messbar
  • Attraktiv
  • Realistisch
  • Terminiert

Alternative

• Schriftlich fixiert
• Konkret formuliert
• Eindeutig formuliert
• Widerspruchsfrei
• Realistisch
• Messbar

Projektstrukturplan

graph TD; Projekt-->Teilprojekt1 Projekt-->Teilprojekt2 Teilprojekt1-->Arbeitspaket1.1 Arbeitspaket1.1-->Meilenstein1.1 Teilprojekt1-->Arbeitspaket1.2 Arbeitspaket1.2-->Meilenstein1.2 Teilprojekt2-->Arbeitspaket2.1 Arbeitspaket2.1-->Meilenstein2.1

Projekt

Teilprojekt	Verantwortung	Meilenstein	Fertigstellung (Soll)	Fertigstellung (Ist)	Soll/Ist Termin Warum	Kosten (Soll)	Kosten (Ist)	Soll/Ist Kosten Warum
Teilprojekt 1
Teilprojekt 2
Teilprojekt 3

Beispiel Früherkennung: Chancen spielerisch erfassen (FÜCHSE)

Link zum Projekt

• Auswertung der Ergebnisse der Schuleingangsuntersuchung der Jahre 1998-2002:
  • Zahl der Kinder mit Befund >50%
    • nicht altersgerechte Sprachentwicklung 18%
    • mangelnde Sehschärfe 13%
    • Hörstörung 7%
    • Koordinationsstörung 6%
    • Inanspruchnahme der U-Untersuchungen rückläufig
• Kommunale Gesundheitskonferenz hat angesichts der Daten der Einschulungsuntersuchung einen unklaren Auftrag gegeben: “Machen Sie doch mal was”
• Zielfoto: Stagnation oder optimaler Weise Rückgang des prozentualen Anteils an Kinder mit Entwicklungauffälligkeiten im Rahmen der Schuleingangsuntersuchung
• Ziel: Langfristig Kosteinsparung
• Ressourcen-Planung:
  • 6 Laptops über eine Stiftung
  • Kopien der Screeningbögen über eine Krankenkasse
  • Zusätzliche Stelle fürs Gesundheitsamt über den Gesundheitsauschuss
  • Hauptanteil der Personalkosten hat das Gesundheitsamt getragen

Projektbeteiligte

• Wer ist unmittelbar betroffen?
• Wer ist aufgrund seiner Kompetenz mit dabei?
• Welche Institutionen müssen dabei sein
• Wen darf man nicht außer acht lassen als “Zentralplayer” oder “Eminenz” (z.B. Sekretariat Oberbürgermeister)

Einteilung der Projektbeteiligten

• Kernteam
• Projektgruppe
• Steuerungsgruppe
• Beiräte (bei großen Projekten)

Kosten

• Projektgesamtkosten sind
  • Auszahlungen/Einzahlungen
  • Ausgaben/Einnahmen
  • Aufwand/Ertrag
  • Kosten/Leistung
• Unentgeltliche Kosten
  • Teilnahme an Sitzungen
  • Raumnutzung

Risiken

• Mögliche Risiken sollten schon im Vorfeld identifiziert und bewertet werden
  • Eintrittswahrscheinlichkeit
  • Schadensausmaß bei Eintritt Akzeptanzrisiken Qualitätsrisiken

Gegenmaßnahmen

• Vermeidung (Änderung der Ziele)
• Verminderung (z.B. durch verstärkte Projektkommunikation)
• Übertragung des Risikos (z.B. an den Auftraggeber)
• Akzeptanz (nur bei strategisch unbedeutenden Risiken)

Risikoanalyse SWOT

• Strengths
• Weakness
• Opportunities
• Threats

Dokumentation

• Protokoll
• Statusberichte
• Beschlussvorlage

Kommunikation und Wissensmanagement

• Mündlich
• Webseite
• E-Mail
• Papierform
• Social media

Netzwerkarbeit

Erfolgsfaktoren für Netzwerkarbeit

• Vertrauen (Transparenz herstellen, kennenlernen Moderiern, Treffen reihum, Moderationstechniken, Kontinuität der beteiligten Personen)
• Gleichberechtigung (Moderationstechniken einsetzen, Redezeiten beachten, Umgang mit schwierigen Typen, Regeln, Aufgaben im Netzwerk verteilen)
• Nutzenempfinden
• Netzwerkidentität

• Verlässliche Koordination

• Netzwerkerstellung ist Projektarbeit

Vor der Netzwerkgründung

• Warum bedarf es ein Netzwerk?
• Was ist der Mehrwert?
• Voraussetzungen
  • Eine Vision ist formuliert
  • Bedarf und Bestand sind ermittelt
  • Vernetzungsprozess wird unterstützt

Veranstaltungen

• Auftaktveranstaltung (Nicht öffentlich)
  • Gemeinsame Ziele definieren
  • Konkurrenz-Situationen finden
  • Arbeits- und Kommunikationsregeln vereinbaren
  • eventuell Rechtsform und Geschäftsordnung finden
  • Schriftliche Erklärung der Selbstverpflichtung
  • Alle brauchen Aufgaben
• Gründungsveranstaltung (Öffentlich oder nicht öffentlich, aber: offiziell)
• Kick-off (Öffentlich)

Konzept

Darin sollte festgelegt werden

• Art der Kommunikation
• Anzahl der Treffen
• Arbeitsweise
• Art der Entscheidungsfindung
• Dokumentation
• Regeln und Verbindlichkeiten
• Umgang mit Konflikten

Moderation

Gebote

• Bereiten Sie sich gut vor
• Beginnen Sie positiv
• Legen Sie das Ziel fest
• Visualisieren Sie für alle sichtbar mit
• Arbeiten Sie mit System
• Seien Sie neutral
• Führen Sie durch Fragen
• Bleiben Sie beim Thema
• Achten Sie auf konkrete Vereinbarungen
• Schließen Sie positiv ab
• Bereiten Sie das Meeting nach

Verbote

• Moderatoren sollen sich nicht inhaltlich engagieren
• Missbrauchen Sie nicht Ihre Kompetenzen
• Beanspruchen Sie nicht die Hauptredezeit für sich
• Kein falsches Demokratieverständnis
• Reden Sie nicht planlos drauf los
• Vermeiden Sie Sieger-Verlierer-Situationen
• Keine Bilateralen Gespräche führen
• Die Mimik und Gestik der Teilnehmer ignorieren
• Unterbreche Sie - falls nötig - höflich aber bestimmt

Bedarfe ermitteln

• Zahlen, Daten, Fakten
  • RKI
  • Destatis
  • Oberste landesgeundheitsbehörden
  • Landesamt für Statistik
• Analyse unter Einbeziehung der Netzwerkmitgliedern
• Partizipation

Qualitätsdimensionen der Netzwerkarbeit

• Kommunikation
• Planung
• Struktur
• Prozess
• Ergebnis

Public health Handlungszyklus

graph LR; a[Gesundheitsprobleme identifizieren]; b[Ziele, Strategien und Maßnahmen formulieren]; c[Strategien für Gesundheit umsetzen]; d[Effektivität und Effizienz und Ergebnis messen]; a-->b; b-->c; c-->d; d-->a;