Definition Personalbedarfsbemessung

Ermittlung und Planung des Arbeitskräftepotenzials, dass eine Organisation momentan bzw. zu einem zukünftigen Zeitpunkt in quantitativer und qualitativer Hinsicht benötigt, um die geplanten Aufgaben durchführen zu können

Warum Personalbedarfsbemessung

  • Effektive Aufgabenerfüllung
  • Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit
  • Mitarbeiterzufriedenheit und Krankenstand
  • Erfüllung von Verwaltungsvorschriften
  • Element umfassender Organisationsplanung

Was ist eine Aufgabe

Quantifizierbare Aufgabe

  • wiederholt anfallende Aufgaben
  • lassen sich in Zukunft mit ähnlichen Bearbeitungsschritten erledigen
  • lassen sich hinsichtlich der Bearbeitungszeiten und Mengen objektiv exakt messen

Dispositiv-kreative Aufgaben

  • konzeptionelle und gestalterische Aufgaben
  • nicht wiederkehrend
  • zum Beispiel Führungsaufgaben

Neue Aufgaben

  • Aufgaben, die erstmals anfallen

Erstellung Aufgabenkatalog

  1. Aufgabenermittlung
    • Dokumentenanalyse
    • Selbstaufschreibung
    • Mitarbeitergespräche
  2. Aufgabengliederung
    • Systematisch und übersichtliche Dokumentation
    • Meidung von Dopplungen
    • Visualisierung mit einer Mindmap oder einer Baumstruktur
  3. Erstellung Aufgabenkatalog

Beispiel für einen Aufgabenkatalog

Nr. Aufgabe / Tätigkeit Bemerkungen Häufigkeit in 2019
1 Hygienebegehung IfSG §23, GDG-B §13 300
11 Planung Welche Einrichtung muss begangen werden  
12 Inhaltliche Vorbereitung Alte Protokolle anschauen  
13 Ressourcenplanung Welches Material, Protokoll ausdrucken  
14 Logistikplanung Fahrt klären  
15 Durchführung    
16 Ges-Tabelle updaten    
17 Begehungsbericht erstellen    
18 Begehungsbericht zu Zählung    
19 OWI-Verfahren einleiten (ggf.)    
20 Wiedervorlage zur Kontrolle erstellen    
21 Kontrolle    

Erhebung der Arbeitsmengen und Zeiten

  • Analytische Berechnungsverfahren
    • Selbstaufschreibung (Bei hoch repetitiven Aufgaben)
    • Laufzettelverfahren (Wenn mehrere Personen/Organisationen beteiligt sind)
    • Multimoment-aufnahme
    • Zeitaufnahme
  • Analytisches Schätzverfahren
    • Analytisches Schätzverfahren (Gruppenschätzung)
      • Aufgabe
      • Häufigkeit
      • Mengentreiber
      • Multiplikator (Mehr wenn mehrere Personen, weniger wenn seltenes Auftreten)
      • Min Schätzung
      • Mittelwert Schätzung
      • Max Schätzung
      • Mittlere Bearbeitungszeit
        • PERT-Methode: 1/6 von min + 1/6 von max + 4/6 von norm
  • Arbeitsplatzmethode
  • Fortschreibungsverfahren
  • Schlüsselzahlverfahren
graph TD; a[Aufgaben] b[Grundzeit
je Aufgabe] c[Verteilzeiten] a-->b

Verteilzeiten

Verteilzeiten sind alle während der Arbeitszeit anfallenden Zeiten, die nicht unmittelbar zur Erfüllung der konkret übertragenen Aufgaben dienen.

  • Sachliche Verteilzeiten
    • Besprechungen und Rücksprachen
    • Allgemeine Rüstzeiten (z.B. Computer hochfahren)
    • Aufgabenbedingte Wartezeiten (z.B. Klient zu spät)
    • Lesen allgemeiner Rundscheiben
    • Sonstige, nur gelegentlich vorkommende Tätigkeiten
  • Persönliche Verteilzeit
    • Besprechungen und Rücksprachen in persönlichen Angelegenheit
    • Persönliche Verrichtungen
    • Erholungs- und Entspannungszeiten

Jahresarbeitszeit einer Normalarbeitskraft

Die Arbeitszeit einer Normalarbeitskraft kennzeichnet die normalen zeitlichen Verfügbarkeit eines Mitarbeiters in einem jahr unter Berücksichtigung der regelämßigen wöchtnelichen Arbeitszeit

graph TD; a[365 Tage] b[104 Tage Wochenende] c[10 Feiertage] d[33 Urlaubstage] e[15 Krankheitstage] f[2 Fort- und Weiterbildungstage] g[205 Gesamttage] a-->b b-->c c-->d d-->e e-->f f-->g * Üblicher Wert: 39600 Minuten * Quelle für Krankheitstage: [Bericht der KGST](https://www.kgst.de/krankentage-statistik) # Berechnung des Personalbedarfs Arbeitszeitbedarf = Grundzeit * Fallzahl Personalbedarf = Arbeitszeitbedarf/Arbeitszeit einer Normalarbeitskraft # Rahmenparameter der Personalbedarfsermittlung * Führungsstellenanteil ist üblicherweise 1:10-1:30 * Der Führungsanteil ist üblicherweise auf das ganze Amt zu berechnen, d.h. die Leitung und der Stab bekommt dadurch auch Stellenanteile ab.